9 tipp, hogyan delegáljuk a feladatokat és legyünk produktívabbak

macbook

Bármilyen eredmény elérése ritkán függ kizárólag egyetlen ember munkájától. Ha nem tudja hatékonyan delegálni a feladatokat, küzdeni fog azért, hogy elvégezze azon feladatokat, amelyeket fontosnak tart.

A delegálásnak számos formája lehet. A házimunkák felosztását tartalmazó diagram is lehet a delegálás egy formája. A kollégáktól való segítségkérés egy prezentáció megszervezéséhez is az.

A feladatok delegálása nagyon egyszerű. Ahhoz, hogy a feladatok el is végződjenek, gyakorolni kell a folyamatot. Néhány tipp, amelyek segítenek a feladatok hatékony kiosztásában: 

1. Először kérdezzen

Ön ismeri a saját feladatait. Azonban amíg nem kérdezi meg, addig nem fogja tudni mások feladatait.

Megkérdezni valakitől, hogy vajon el-e tud vállalni egy feladatot, nem csupán arról szól, hogy van-e ideje rá. Az is a tisztelet jele, hogy a kérdés előtt feltérképezzük, van-e a másik személynek kapacitása a feladatra. Ha a megbízott nem érzi azt, hogy tiszteli, nem fogja a legtöbbet kihozni magából - feltételezve, hogy egyáltalán elvégzi a munkát.

Mint az élet legtöbb dolgára, így itt is igaz, a delegálás ördöge is a részletekben lakozik. Ne csupán azt kérdezze meg a másiktól, hogy képes-e elvállalni egy feladatot, vagy sem. Elegendő idő és forrás birtokában bárki szinte bármire képes.

2. A bizalom legyen nélkülözhetetlen

Mennyire bízik meg abban, hogy ez a személy elvégzi a feladatot? Amíg nem bízik abban teljesen, hogy elvégzi a rá bízott feladatot, ne ruházzon rá feladatot.

Inkább találjon olyasvalakit a feladat elvégzésére, akiben valóban megbízik, vagy ossza fel a projektet és olyan részt bízzon az illetőre, amiben biztos, hogy valóban képes elvégezni azt. Amennyiben ezek a lehetőségek sem kivitelezhetőek, lehet, hogy önmagának fog kelleni elvégezni a feladatot.

3. Adja meg nekik a szükséges forrásokat

Milyen eszközökre van szüksége megbízottjainak ahhoz, hogy elvégezzék a kívánt feladatot? Ha nem biztosítja számukra a szükséges dolgokat, akkor nem hibáztathatja őket, ha nem végzik el a feladatot.

4. Buzdítsa őket

Mi a motivációja megbízottjának, hogy jó munkát végezzen, illetve, hogy egyedül végezze el a munkát? Néhány esetben elegendő, hogy tiszteli és megbecsüli őt. Más esetekben valamiféle díjazással fog kelleni megjutalmaznia őt.

Fontos, hogy a feladat és az érte járó jutalom összhangban legyenek. Ha kétségei vannak, kérdezzen. Milyen jutalomra vágyik az a személy, akire Ön átruházta a feladatot?

Teljesen rendben van, ha Ön nem ért egyet a megbízottja válaszával. Azonban valamilyen arany középutat kell találnia, ha jó munkakapcsolatot szeretne fenntartani ezzel a személlyel.

5. Hagyja rájuk a részleteket

Semmi sem öli meg olyan szinten a motivációt, mint a mikromenedzsment. Az Accountemps személyzeti cég felmérésében a válaszadók több mint kétharmada szerint ez sérti az erkölcsöt[2].

Ha bizonyos elvárásai vannak a feladat elvégzésével kapcsolatban, vázolja azt fel a projekt rövid ismertetésében. Ha nem tudja pontosan körülírni gondolatait, jobb lenne, ha önmaga végezné el a feladatot.

6. Bontsa fel a nagy feladatokat kisebbekre

A feladatok átruházása nem azt jelenti, hogy megkér valakit, hogy mindent Ön helyett végezzen el; csupán azt jelenti, hogy megkér valakit, hogy végezze el azokat a feladatokat, amelyekhez Ön nem ért, esetleg amelyekre nincs ideje.

A nagy projektek felosztásakor először gondoljon a nagy képre: Mi a célja? Hogyan kéne kinéznie a végterméknek?

Ezt követően fogjon egy darab papírt. Vázolja fel azokat a legfontosabb lépéseket, amelyek a cél eléréséhez szükségesek. 3-15 lépést célozzon meg.

Fontolja meg, hogy milyen sorrendben kell végrehajtani ezeket a lépéseket. Ez néha nyilvánvaló lesz. Néha azonban nem.

Gondoljon az egyes részfeladatok sorrendjére és jellegére, amikor eldönti, hogy mit delegál. Valószínűleg nem kéne másra bíznia azokat a feladatokat, amelyeknek a lehető legkorábban készen kell lenniük. Azonban ha ezen feladatok nem tartoznak a kompetenciájába, akkor szükséges lehet másra bízni ezeket a feladatokat.

7. Tegye egyértelművé a következményeket

Mi történik, ha az Ön által megbízott személy hibázik? Csak megvonja majd a vállát és jutalomban részesíti?

Amennyiben ezt megteszi, azt fogja kommunikálni, hogy nem értékeli ezen személyek közreműködését. Nem csupán tiszteletlenséget sugároz afelé, akivel dolgozik, hanem alacsony elvárásokat támaszt a jövőbeli projektekhez.

Ahogyan a buzdításnál, itt is nagyon fontos, hogy a probléma összhangban legyen a következményekkel. Amennyiben nem voltak elég egyértelműek az utasítások, ne a másik személyt hibáztassa. Ha megtakarítását üzleti partnerére bízta, aki ezt egy kaszinóban költötte el, akkor kapcsolatba kell lépnie a hatóságokkal, vagy meg kell szakítania a kapcsolatot az üzleti partnerével.

A legtöbb követelmény itt fog elbukni. Adja meg másoknak a kétség előnyét és ne legyen galád. Egy elmulasztott határidő szigorú büntetést igényel, nem pedig kirúgást. Azonban a határidők ismételt nem betartása indokolhatja a fizetés vagy a felelősség csökkentését.

8. Legyen szövetséges

Akár a munkahelyén, akár otthon, ugyanabban a csapatban dolgozik, mint az Ön által megbízott személy. Értse meg, hogy történhetnek nehézségek, és tegyen meg mindent annak érdekében, hogy az adott személy legyőzze őket.

A „szövetséges” megközelítés azt jelenti, hogy nem fittyet hány valakire, hanem azt, hogy a hibákat tanulási tapasztalatokként kezeli. Ez azt jelenti, hogy értékeljük erőfeszítéseiket, szükség esetén több forrást teszünk elérhetővé, valamint a feladat elvégzését követően visszajelzést nyújtunk számukra.

9. Vegye komolyan a visszajelzést

Ha már a visszajelzésről van szó, ne feledje, hogy kétféle megközelítés létezik. Amellett, hogy a projekt befejeztekor tanácsokat ad a megbízottjainak, arra is biztassa őket, hogy tegyenek javaslatokat arra, hogyan végezhette volna jobban a munkát.

Tudatosítsa, hogy az erőviszonyok visszatarthatják csapattársát attól, hogy elutasítsa a történetben való részvételt. Ahhoz, hogy a tudtára adja, hogy rendben van, ha kinyilvánítja a véleményét, a következőket mondhatja:

  • “Mit tehettem volna jobban abban a projektben?”
  • “Csőbe húztalak a siker érdekében?”
  • “Hogyan tehetem könnyebbé a munkádat legközelebb?”
  • “Mi volt a legnagyobb hiba, amit elkövettem?”

A visszajelzés kérése azonban csupán félsiker. Amennyiben azt szeretné, hogy csapattársai a jót, a rosszat és a csúf valóságot is kimondják az adott projektekkel kapcsolatban, a gyakorlatban is kell meg kell valósítania javaslataikat. Amennyiben ezt nem teszi meg, azt tükrözi feléjük, hogy nem értékeli, amit mondanak.

A lényeg

A jó delelgálás az egyik legnehezebb vezetői készség. Ahogyan a csapattagok, úgy Ön sem fogja mindig jól csinálni. Tanuljon meg hatékonyabban együttműködni, és ezáltal jobb delegátor lesz.

Forrás: www.lifehack.org


Nagy Emese

Nagy Emese

Mindig is lekötött a modern technika, amiről nemcsak olvasni, de írni is szeretek. Érdekel, hogy mi hogyan működik és hogyan teszi könnyebbé az életünket. A praktikusság mellett a design és a stílus is fontos a számomra.


Hasonló cikkek:

figyelés

Hogyan javítja a termelékenységet az állásidő beütemezése?

Mindannyian tudjuk, milyen fontos a termelékenység a dolgok elvégzéséhez és a céljaink eléréséhez, de az állásidők ütemezése is ugyanolyan...

munka

Hogyan hasznosítsa az idejét, hogy több ideje legyen

Miért tűnik mindig úgy, hogy túl sok a tennivaló és túl rövid időnk van rá?Mindannyiunknak csak 24 órája van egy napban. És mégis, miért vannak...

tervezés

Tematikus napok használata a termelékenység növelése érdekében

Tematikus napok használata a termelékenység növelése érdekébenA produktívabbá válás felé irányuló folyamatos törekvés során sokan új koncepciókat...

félénk

Mi az elkerülés ciklusa, és hogyan lehet megtörni?

Az elkerülés az, amit mindannyian csinálunk. Kerüljük azokat az embereket, helyeket és helyzeteket, amelyeket nem szeretünk, mert ezek a dolgok...